Règlements généraux

CORPORATION DES AÎNÉS DE LA CABANE EN BOIS ROND

Adoptés le 8 mai 2012

TABLE DES MATIÈRES

Article 1 – Nature et glossaire 3
Article 2 – Objectifs de la Corporation 3
Article 3 – Lettres patentes 3
Article 5 – Autorité 3
FONCTIONNEMENT 4
Article 6 – Centre d’activités 4
Article 7 – Admission et régie des membres 4
Article 8 – Candidatures au poste d’administrateur du CA 4
Article 9 – Année financière 4
Article 10 – Opérations financières 4
Article 11 – États financiers 5
Article 12 – Modification des règlements 5
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 5
Article 13 – Composition de l’assemblée générale 5
Article 14 – Pouvoirs de l’assemblée générale 5
Article 15 – Assemblée générale annuelle 6
Article 16 – Droit de vote 6
Article 17 – Élection des administrateurs 7
Article 18 – Assemblée générale spéciale 7
CONSEIL D’ADMINISTRATION 8
Article 19 – Composition du CA 8
Article 20 – Pouvoirs du CA 8
Article 21- Rôle du président 8
Article 22 – Rôle du vice-président 8
Article 23 – Rôle du secrétaire 9
Article 24 – Rôle du trésorier 9
Article 25 – Administrateur démissionnaire 9
Article 26 – Rémunération 10
Article 27 – Réunion et quorum 10
DISPOSITIONS FINALES 11
Article 28 – Confidentialité 11
Article 29 – Conflits d’intérêts 11
Article 31 – Dissolution 11
Article 32 – Abrogation 11
Article 33 – Entrée en vigueur des règlements 11

PRÉLIMINAIRES

Article 1 – Nature et glossaire

Les règlements généraux traitent de la composition, de la structure et des règles de fonctionnement de la Corporation des aînés de la Cabane en bois rond.

Dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

Les termes énumérés ci-après sont définis comme suit :

a) la corporation : la Corporation des aînés de la Cabane en bois rond;
b) la Corpo : abréviation coutumière utilisée pour désigner la Corporation des aînés de la Cabane en bois rond;
c) aîné : une personne âgée de 50 ans et plus;
d) intergénérationnel : qui concerne plus d’une génération;
e) la Cabane : la Cabane en bois rond;
f) membre : est membre, un aîné qui a payé sa cotisation annuelle afin de bénéficier des services offerts par la Corpo;
g) le CA : sigle désignant le Conseil d’administration de la Corpo.

À noter : Les annexes sont parties intégrantes des règlements généraux.

Article 2 – Objectifs de la Corporation

Les objectifs de la corporation sont :

a) organiser des activités récréatives propices au développement social, culturel, intellectuel et physique des aînés;
b) favoriser la participation active des membres;
c) assurer l’accessibilité à des services de qualité et;
d) développer des activités intergénérationnelles.

CONSTITUTION

Article 3 – Lettres patentes

La Corpo a été constituée comme personne morale en vertu de la Loi des Compagnies (Québec), partie trois (III), et a reçu ses lettres patentes le 24 janvier 2003 sous le matricule # 1161273520.

Article 4 – Siège social

Le siège social de la Corpo est situé au 331 boul. de la Cité- des- Jeunes, pièce 113, à Gatineau (secteur Hull), dans la Province de Québec, J8Y 6T3.

Article 5 – Autorité

Les affaires de la Corpo sont régies par les membres réunis en assemblée générale ou en CA.

FONCTIONNEMENT

Article 6 – Centre d’activités

Conformément aux objets de ses lettres patentes, la Corpo maintient un centre d’activités diverses pour le mieux-être social, culturel, intellectuel et physique de ses membres.

a) La coordination de l’ensemble de ces activités est assurée par le CA.
b) Chaque activité de la Corpo qui a lieu à l’intérieur ou sur les terrains de la Cabane en bois rond, ou dans un autre lieu déterminé par la Corpo, est dirigée par un responsable qui se rapporte au CA.

Article 7 – Admission et régie des membres

a) La Corpo recrute principalement ses membres dans la région de l’Outaouais.
b) Tout membre peut assister aux réunions ordinaires du CA en présentant une demande écrite à cet effet et autorisée par le président du CA.
c) Le CA peut, par résolution des deux tiers (2∕3) de ses membres présents à une réunion, suspendre pour une période qu’il détermine ou expulser définitivement un membre qui enfreint les règlements de la Corpo ou dont la conduite ou les agissements sont jugées nuisibles à la Corpo. Ce membre peut faire valoir son point de vue devant le CA dont la décision finale est sans appel.
d) Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la Corpo.

Article 8 – Candidatures au poste d’administrateur du CA

a) Des bulletins de mise en candidature peuvent être obtenus sur demande auprès du secrétariat de la Corporation.
b) Tout membre peut se proposer et être proposé, pourvu qu’il ait complété et remis le dit bulletin dans les délais prévus. Un bulletin est valide s’il comporte la signature du candidat ainsi que la signature de deux (2) autres membres appuyant sa mise en candidature.
c) La période de mise en candidature par bulletin est de dix (10) jours consécutifs et se termine 3 heures avant le début prévu de l’assemblée générale où elles seront présentées.
d) Chaque candidat aura la possibilité de s’adresser brièvement à l’assemblée pour faire connaître ses raisons ou ses qualifications pour être élu au CA.

Article 9 – Année financière

L’année financière commence le premier (1e) du mois d’avril de chaque année et se termine le trente et un (31) mars de l’année suivante.

Article 10 – Opérations financières

a) La Corpo poursuit l’atteinte de ses objectifs, grâce surtout à l’apport bénévole de ses membres.
b) Elle ne rembourse que les dépenses nécessaires au fonctionnement des activités et ce, à la condition qu’elles soient autorisées par le CA et attestées par des reçus en bonne et due forme. Ce remboursement de dépenses soumises par des membres s’applique aussi aux administrateurs du CA.
c) Les employés de la Corpo sont embauchés et rémunérés conformément aux lois et règlements étatiques en vigueur.
d) La Corpo peut solliciter de toute manière et recevoir de toute personne, association ou société des deniers ou contributions par donation, legs ou autres aux fins de réaliser ses objectifs.
e) Pour soutenir ses projets et réaliser ses objectifs, la Corpo peut recevoir et maintenir des dons ou des fonds et utiliser à l’occasion, en tout ou en partie, les dits fonds ou les revenus qu’ils génèrent.
f) La Corpo peut également acquérir par le truchement d’octrois, de dons, de legs, d’achats ou autrement, tout bien meuble ou immeuble, quelle qu’en soit la description, et utiliser ces biens ou les revenus de ceux-ci en conformité avec les objectifs de la Corpo.
g) Les objectifs mentionnés ci-haut en d), e) et f) ne permettent pas cependant aux souscripteurs ou à leurs ayants droit de recouvrer ou de bénéficier, sous quelque forme que ce soit, de l’argent qu’ils auront versé à la Corpo. Ces même objectifs ne permettent pas à la Corpo d’offrir au public des plans de souscription par versements uniques ou périodiques permettant aux souscripteurs ou cotisants ou à leurs ayants droits d’être remboursés ou de bénéficier, sous quelque forme que ce soit, de l’argent qu’ils auront versé à la Corpo, sauf le remboursement des dépenses occasionnées à certaines personnes à titre d’administrateurs de la Corpo dans l’exercice de leurs fonctions.

Article 11 – États financiers

Les livres et les états financiers de la Corporation doivent être examinés par une personne nommée lors de l’assemblée générale annuelle.

Article 12 – Modification des règlements

Seule l’assemblée générale des membres peut modifier et adopter les règlements généraux.

Un avis de modification doit alors apparaître à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle ou spéciale et il doit contenir le ou les articles des règlements soumis pour modification et le texte du ou des nouveaux articles réglementaires soumis par le CA.

Pour être adoptée, chaque modification aux règlements généraux doit obtenir l’assentiment de la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale. À moins que l’assemblée générale ne décide d’en retarder l’application au plus tard jusqu’à la prochaine année financière, toute modification entre en vigueur dès son adoption.
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 13 – Composition de l’assemblée générale

L’assemblée générale est constituée de tous les membres de la Corpo.

Article 14 – Pouvoirs de l’assemblée générale

L’assemblée générale des membres est l’instance décisionnelle supérieure dans les affaires qui relèvent de sa compétence légale. Elle a en particulier les pouvoirs suivants :

a) approuver les amendements aux règlements généraux;
b) recevoir le rapport du président et l’accepter;
c) recevoir les états financiers et les accepter;
d) nommer un examinateur des états financiers;
e) élire les administrateurs.

Article 15 – Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle est convoquée à la date, à l’heure et à l’endroit choisis par le CA.

La convocation est portée à l’attention de tous les membres par les moyens appropriés, trente (30) jours avant le jour de la réunion et durant les soixante (60) jours suivant la fin de l’exercice financier de la Corpo.

Les décisions prises à une assemblée générale ne peuvent être annulées sous prétexte qu’un ou quelques membres n’ont pas été avisés de la tenue de telle assemblée générale ou spéciale.

Le quorum d’une assemblée générale annuelle ou spéciale est le nombre de membres présents.

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir les points suivants :

1. ouverture de l’assemblée;
2. lecture et adoption de l’ordre du jour;
3. lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et/ou d’une assemblée spéciale tenue en cours d’année s’il y a lieu;
4. affaires découlant de la dernière assemblée des membres;
5. rapport du président;
6. lecture et adoption du rapport sur les états financiers;
7. nomination d’un examinateur des états financiers;
8. modification des règlements généraux, s’il y a lieu;
9. élection des administrateurs;
9.1 choix du président de l’élection, du secrétaire et de deux scrutateurs du vote;
9.2 le président fait part à l’assemblée des fins de mandat, démissions et mises en candidatures reçues et du nombre de sièges à combler;
9.3 nomination ou élection des administrateurs;
10. questions diverses soulevées par les membres;
11. levée de l’assemblée.

Article 16 – Droit de vote
a) Seuls les membres en règle présents à l’assemblée ont droit de vote à raison d’une seule voix par vote.
b) Le vote par procuration n’est pas valide.
c) Le vote délibératif s’exprime à main levée sauf si la majorité des membres présents demandent le vote par scrutin secret.
d) A moins d’empêchement, les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité, le président de exerce un vote prépondérant.
e) À la demande du président de l’assemblée et sans discussion, l’assemblée peut, par un vote majoritaire, autoriser l’expulsion d’un ou de plusieurs membres pour la durée de la présente assemblée générale.

Article 17 – Élection des administrateurs

a) Le président d’assemblée mentionne le nombre de postes à combler, ainsi que le nombre et le nom des mises en candidature. Si la Corpo a reçu un nombre de candidatures équivalant au nombre de postes à combler, il n’y a pas de vote et le président de l’assemblée générale nomme les nouveaux administrateurs pour un terme de deux ans.
b) Dans tous les autres cas, l’assemblée nomme un (1) président d’élection, un (1) secrétaire et deux (2) scrutateurs choisis parmi les personnes présentes. En acceptant ces rôles, les membres ne peuvent être mis en nomination, mais conservent leur droit de vote, sauf le président d’élection qui n’a pas droit de vote.
c) Le président donne lecture des noms des administrateurs sortant de charge, de ceux dont le mandat n’est pas terminé et la liste des sièges vacants.
d) Le président d’élection informe l’assemblée des points suivants :
1) Les administrateurs sortant de charge sont éligibles.
2) Le président d’élection présente la liste des mises en candidature reçues avant l’assemblée. Il invite les membres présents à proposer une ou des candidatures appuyées.
3) Le président s’assure que chaque nouveau candidat accepte sa candidature à l’élection. Tout refus de se présenter élimine automatiquement le candidat.
4) L’élection a lieu au vote secret sur des bulletins de vote distribués à chaque membre en règle qui inscrit son choix pour un nombre de candidats correspondant ou inférieur au nombre de sièges vacants. Un nombre de noms inscrits supérieur au nombre de sièges vacants annule le bulletin.
5) Les scrutateurs ramassent les bulletins de vote et en font le décompte. Les candidats ayant accumulé le plus de votes sont déclarés élus pour un terme de deux ans par le président d’élection.
6) Si on doit départager un cas d’égalité des votes pour combler un poste, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement.
7) Le président d’élection nomme les nouveaux élus sans donner les résultats du vote qui demeurent secrets. Les bulletins de vote sont détruits immédiatement après le vote.
8) Si un poste à combler demeure vacant à la suite de l’élection, le CA a le pouvoir de combler cette vacance en cours d’année. La durée du mandat des personnes ainsi choisies est de deux ans moins le temps écoulé entre l’assemblée générale annuelle et le moment de la nomination par le CA.

Avant la fermeture de l’assemblée générale annuelle, les membres du nouveau CA, se réunissent pour nommer les administrateurs aux fonctions décrites à l’article 19 des présents règlements. Le président informe l’assemblée du résultat de ces délibérations.

Article 18 – Assemblée générale spéciale

Sur demande par écrit, signée par au moins dix (10) membres, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée spéciale, et ce, dans les quinze (15) jours suivant la réception de la demande. Les raisons de cette demande et le ou les points à discuter au cours de cette assemblée spéciale doivent être exprimés avec précision et ils seront le ou les seuls sujets à l’ordre du jour.

Dans le cas où la convocation n’aurait pas été envoyée avant l’expiration du délai de quinze (15) jours, les signataires de la demande pourront eux-mêmes convoquer cette assemblée générale spéciale.

Le président du CA ou au moins trois membres du CA peuvent aussi convoquer une assemblée générale spéciale.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 19 – Composition du CA

Le CA est composé de (7) sept administrateurs élus ou nommés.

Parmi les administrateurs, quatre (4) sont choisis pour occuper les fonctions suivantes :
a) un président;
b) un vice-président;
c) un secrétaire;
d) un trésorier.

Article 20 – Pouvoirs du CA

Le CA administre les affaires courantes de la Corpo et, en son nom, exerce les pouvoirs que l’assemblée générale annuelle lui délègue en vertu des présents règlements et de la Loi sur les compagnies. Entre autres, il a les pouvoirs suivants :

a) définir, conformément aux vœux de l’assemblée générale, les objectifs de la Corpo, les priorités de voies et de moyens, les actions et le budget de fonctionnement;
b) remplir les vacances au sein du CA;
c) former des comités et disposer de leurs rapports.

Aucun administrateur ne peut prendre de décision ou d’initiative personnelle importante touchant les affaires de la Corpo à moins qu’il n’ait reçu du CA une autorisation consignée au procès-verbal d’une de ses réunions.

Article 21- Rôle du président

Le président est le représentant officiel de la Corporation.

1. Il préside les réunions de l’assemblée générale et du CA.
2. Il signe pour la Corpo tous les documents officiels, contrats, actes, ainsi que les effets de commerce émis ou reçus.
3. Il exerce un droit de regard et de contrôle sur l’administration générale de la Corpo.
4. Il peut convoquer tout membre, comité, employé ou groupe de travail.
5. Il est d’office membre de tous les comités de la Corpo.
6. Il exerce toutes les fonctions découlant de sa charge de même que celles qui lui sont confiées par l’assemblée générale ou le CA.
7. Il représente la Corpo, ou il nomme un représentant, auprès de la Table de concertation des Aînés et Retraités de l’Outaouais (TCARO), de la Fondation pour les Aînés de l’Outaouais (FAO), de la Cabane des aînés de l’Outaouais (CAO) ou de tout autre organisme ou instance requérant un représentant officiel de la Corpo.

Article 22 – Rôle du vice-président

Le vice-président assiste le président et accomplit les tâches que peut lui confier le CA.
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, il le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions.

Article 23 – Rôle du secrétaire

Le secrétaire a pour attributions de :

1. Convoquer toutes les réunions de l’assemblée générale et du CA conformément au présent règlement.
2. Assister à ces réunions, noter les délibérations, rédiger les procès-verbaux, les contresigner avec le président et les conserver dans les archives de la Corpo.
3. Contresigner avec le président tout autre document, résolution ou contrat.
4. Tenir à jour la liste des membres.
5. Garder en sureté le sceau, les archives et tout autre registre corporatif.
6. Voir à ce que tous les registres, contrats, rapports et autres documents et dossiers requis par la loi soient mis en sureté. Maintenir ainsi des archives complètes pour la Corpo.
7. S’assurer du bon fonctionnement du bureau de la Corpo.
8. Voir à la diffusion de l’information aux membres de la Corpo.
9. S’occuper de la correspondance officielle de la Corpo et transmettre aux divers organismes concernés les données et documents exigés par la Loi des compagnies.
10. Remplir toute autre tâche que le CA peut lui attribuer.

Article 24 – Rôle du trésorier

Le trésorier :

1. A la garde des fonds de la Corpo et des livres de comptabilité.
2. Inscrit les déboursés et les recettes de la Corpo dans les livres conçus à cette fin.
3. Prépare le budget, les prévisions budgétaires, les rapports et états financiers et les soumet pour approbation du CA.
4. Présente les états financiers à l’assemblée générale pour approbation.
5. Cosigne les effets bancaires (tous les chèques, billets et autres effets de la Corpo) avec le président ou toute autre personne désignée par résolution à cette fin par le CA.
6. Est responsable du compte bancaire et signataire des effets bancaires.
7. Fait rapport régulièrement au CA de l’état des finances de la Corpo.
8. Tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés de la Corpo.
9. S’assure du niveau adéquat et du renouvellement de la police d’assurance.
10. Assume le contrôle financier des cartes de membres.
11. Remplit toute autre fonction que le CA lui assigne.

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Corpo seront au préalable approuvés par le CA et signés par le président et un autre membre du CA occupant le poste de secrétaire ou de trésorier.

Article 25 – Administrateur démissionnaire

Le CA peut accepter, par résolution, un avis écrit de démission d’un administrateur. Celui-ci cesse alors de faire partie du CA et d’y occuper sa fonction.

Un administrateur du CA qui néglige ou refuse, sans motif valable, d’assister à trois (3) réunions régulières consécutives, les assemblées générales n’étant pas incluses, cesse de faire partie du CA. La fin de mandat de l’administrateur concerné sera confirmée par le président qui précisera la date de fin de mandat, date qui coïncidera habituellement avec la date de la troisième absence.

Article 26 – Rémunération

Les administrateurs du CA ne sont pas rémunérés pour leurs services et ne bénéficient pas de jetons de présence pour assistance aux réunions.

Article 27 – Réunion et quorum

a) Le CA tient au moins huit (8) réunions au cours de la période séparant deux assemblées générales annuelles. Ces réunions ont lieu à la Cabane ou tout endroit désigné par le CA.
b) Les réunions régulières du CA sont convoquées par le secrétaire, à la demande du président ou de trois (3) membres du CA.
c) Les réunions spéciales du CA sont convoquées par le secrétaire à la demande de trois (3) membres du Conseil d’administration.
d) L’avis de convocation de toute assemblée du CA peut être verbal, téléphonique, par courriel, par courrier postal ou par porteur. Le délai de convocation sera d’au moins quarante-huit (48) heures, mais en cas d’urgence pourra être de six (6) heures.
e) Le vote au CA est pris à main levée, à moins que la majorité des membres présents n’en décident autrement.
f) Le quorum d’une réunion du CA est celui de la majorité simple du nombre d’administrateurs présents.

DISPOSITIONS FINALES

Article 28 – Confidentialité

Les délibérations des administrateurs du CA sont confidentielles. Cette confidentialité doit être observée par un membre de la Corpo ou par toute autre personne ayant obtenu la permission d’assister à une réunion du CA pour participer à la discussion d’une question particulière ou comme simple invité à la réunion. La présence de personnes étrangères au CA sera rapportée en substance au procès-verbal de chacune des réunions ainsi conduites.

Article 29 – Conflits d’intérêts

Un administrateur doit éviter toute situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur; il doit également agir dans le meilleur intérêt du mandant et éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et celui de son mandat.

Article 30 – Immunité

Tout administrateur, responsable ou employé de la Corpo de même que les héritiers sont, au besoin et en tout temps, tenus indemnes et à couvert à même les fonds et assurances de la Corpo vis-à-vis :

a) Toutes charges et dépenses quelconques que cet administrateur, responsable ou employé supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui dans l’exercice et l’exécution de ses fonctions ou touchant aux dits engagements.
b) Tous les autres faits, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la Corpo ou relativement à ces affaires, sauf ceux qui résultent de sa propre négligence ou incurie coupable ou de son omission volontaire.

Les dispositions présentes ne s’appliquent pas en cas de fraude ou de vol.

Article 31 – Dissolution

Advenant la dissolution de la Corpo, le CA verra à nommer un comité de cinq (5) personnes qui auront pour mandat de transmettre les biens de la Corpo à un organisme à but non lucratif qui poursuivrait sensiblement les mêmes buts que ceux de la Corpo.

Article 32 – Abrogation

Les présents règlements abrogent et remplacent tous les autres règlements régissant préalablement la Corpo.

Article 33 – Entrée en vigueur des règlements

Résolution # 12-28

Assemblée générale spéciale du 8 mai 2012